Tổ chức sự kiện

1.Tổng quan về tổ chức sự kiện

1.1. Khái niệm:

Tổ chức sự kiện là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.

1.2. Vai trò

Là công cụ duy trì mối quan hệ, tạo niềm tin và uy tín đến khách hàng.

Nhằm đánh bóng sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của doanh nghiệp.

Tăng doanh số, lợi nhuận, thông tin khách hàng.

Xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.

Cải thiện hoặc thay đổi cái nhìn của công chúng về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.

Tận dụng hiệu ứng truyền thông để truyền đạt đến khách hàng mục tiêu.

1.4. Vị trí event trong marketing

Được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng cáo sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm – thương hiệu trên thị trường.

1.5. Công cụ truyền thông

Phương tiện offline: các kênh báo giấy, tạp chí, ấn phẩm, banner, tờ rơi, poster,…

Phương tiện online: báo điện tử, email, website, diễn đàn,…Các trang mạng xã hội: facebook, instagram, zalo, twitter,…

2. Phân loại

– Press release: PR Event, các hoạt động thông cáo báo chí

– Activation Event (Product Launch Event): Event tung sản phẩm

– Event show: trình diễn

– Shopper Event: sự kiện tại điểm bán hàng

– Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh

– Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…

– Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

– Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm

– Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại

– Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí

– Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..

– Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…

– Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…

– Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…

– Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề

– Workshops: Bán hàng

– Conferences: Là các buổi Hội thảo

– Conventions: Là các buổi Hội nghị

– Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội

– Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao

– Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing

– Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại

– Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

3. Quy trình tổ chức sự kiện

• Tìm hiểu sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.
• Nghiên cứu và phân tích PEST, SWOT, đối thủ cạnh tranh,…
• Lập kế hoạch.
• Chuẩn bị tổ chức sự kiện gồm: thời gian, địa điểm, số lượng khách mời,…
• Dự trù tình huống có thể xảy ra, dự trù kinh phí.
• Xúc tiến và quảng bá sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.

• Tiếp đón khách mời.
• Tổ chức các chương trình chính của sự kiện.
• Phục vụ ăn uống trong sự kiện.
• Tổ chức các hoạt động phụ trợ cho sự kiện.

• Thúc đẩy quảng bá sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.
• Chăm sóc khách hàng.
• Phân tích hiệu quả của sự kiện, và thiếu sót trong sự kiện.
• Quản lý tài chính cho sự kiện.

• Đáp ứng yêu cầu mà kế hoạch đề ra.
• Phải có sức chứa với số lượng khách mời.
• Phù hợp với thời gian diễn ra sự kiện.
• Điều quan trọng là phù hợp với kinh phí của doanh nghiệp.

• Thư mời: Phải rõ ràng, đầy đủ thông tin chính của sự kiện để mang lại hiệu quả.
• Công PCCC: Trong sự kiện không biết chuyện gì có thể xảy ra, việc chuẩn bị trước là cần thiết. Phòng tránh tai nạn rủi ro.
• Làm việc khoa học: Sắp xếp tất cả công việc một cách khoa học, rõ ràng, để mọi người cùng theo dõi.
• Quan sát mọi chi tiết từ nhỏ đến lớn để đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng tiến độ.
• Kết hợp công nghệ: Mang đến sự mới lạ trong sự kiện, không nhàm chán, truyền thống như các sự kiện trước

 4. Tiêu chí đánh giá công ty tổ chức sự kiện

Như những ngành nghề khác, Ngành tổ chức sự kiện cũng có những tiêu chí đánh giá riêng. Mục đích của các tiêu chí, quy định này là chuẩn hoá tầm mức của các công ty sự kiện. Đồng thời giúp khách hàng dễ dàng đánh giá, nhận xét một công ty sự kiện. Từ đó lựa chọn ra được đơn vị phù hợp giúp mình thực hiện một sự kiện, chương trình.

5. Vì sao nên chọn công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

1. Tiết kiệm chi phí

Với kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện lớn nhỏ khác nhau. Nên công ty sự kiện chuyên nghiệp sẽ nắm rõ được những khoản chi phí cần thiết. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được thất thoát những chi phí phát sinh về sau.

Đồng thời những công ty tổ chức sự kiện có liên kết với những nhà hàng, nhân sự (PG, PB, MC,…) sẽ tiết kiệm được thêm một khoản phí cho doanh nghiệp.

2. Tiết kiệm thời gian

Khi lên kế hoạch chi tiết cho một sự kiện công ty sẽ “ngốn” một khoảng thời gian dài. Vậy tại sao không để công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp quý khách?

Chúng tôi sẽ lên ý tưởng, chủ đề cũng như kịch bản chi tiết cho sự kiện của doanh nghiệp một cách phù hợp. Việc của nhân sự doanh nghiệp lúc này là kiểm tra, đánh giá những thông tin chúng tôi gửi qua.

Ngay cả những tiết mục giải trí, thuê MC, ca sĩ,… cũng được chúng tôi sắp xếp kỹ lưỡng. Nhiệm vụ của chủ doanh nghiệp chỉ là chuẩn bị một bài phát biểu thật hay và ý nghĩa.

3. Đảm bảo được quy trình chuẩn

Đối với những sự kiện cần tính chuẩn xác cao như: Lễ khai trương, Lễ động thổ,… Doanh nghiệp tốt nhất nên sử dụng dịch vụ của các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Tuy rằng chỉ cần tìm kiếm trên mạng có thể dễ dàng thấy được hằng hà quy trình tổ chức lễ động thổ, lễ khai trương thành công. Song việc tiến hành chúng đúng quy trình, quy chuẩn lại là một điều không dễ dàng.

Những công ty tổ chức sự kiện uy tín sẽ thay bạn đảm bảo các sự kiện nêu trên được tiến hành đúng chuẩn. Từ đó đem đến hình ảnh đẹp của doanh nghiệp trong mắt của khách hàng.