Year end party 2019

Với sự phát triển của xã hội, ngoài đời sống tinh thần gia đình cần sự trau chuốt thì đời sống tinh thần nơi công sở cũng ngày càng được chú ý và triển khai cho nhân viên. Trong vô số các cách thức nâng cao tinh thần ấy, thì Year End Party là cách thức hay nhất mà các doanh nghiệp ngày nay đã và đang thực hiện tổ chức mỗi khi xuân về.

1. Year End Party là gì?

Year End Party là một sự kiện thường niên trong các cơ quan nói chung và doanh nghiệp nói riêng. Nó còn biết đến với tên gọi buổi tiệc cuối năm hay buổi tiệc tất niên. Với mục đích chính để nhìn lại một chặng đường dài đã qua và tri ân những người đã cùng đồng hành với doanh nghiệp. Sự kiện này mang tính chất nội bộ nhiều hơn là quảng bá hình ảnh. Tuy nhiên chính những nhân tố này lại là nền tảng giúp cho công ty, doanh nghiệp gặt hái được những kết quả tốt đẹp hơn trong tương lai.

2. 3 lý do doanh nghiệp nên đầu tư tổ chức Year End party

2.1. Tổng kết lại quá trình hoạt động

Vì là một bữa tiệc cuối năm nên đây chính là một sự kiện để cả công ty có thể tổng kết lại những thành tích. Cũng như những khuyết điểm của công ty trong một năm qua. Vì là một bữa tiệc nên việc tổng kết này thường như một sự chia sẻ chân thật và nhẹ nhàng giữa sếp với nhân viên. Hay của chính những đồng nghiệp với nhau mà không hề nặng nề, áp lực và khó chịu. Chính điều này đã giúp mọi người có thể thoải mái góp ý và cũng thoải mái tiếp thu ý kiến của nhau. Tạo động lực và khí thế làm việc cho một năm lao động mới.

2.2. Cơ hội gắn kết các thành viên trong công ty

Bữa tiệc tất niên là cơ hội để các thành viên có thể chia sẻ với nhau nhiều hơn. Trao đổi với nhau từ công với tới các vấn đề đời sống. Từ đó giúp họ có thể thấu hiểu và gắn kết với nhau hơn. Chính điều này tạo sự gắn kết vững mạnh cho cả công ty. Đây cũng là một trong những mục đích khiến các doanh nghiệp quan tâm tới sự kiện quan trọng này.

2.3. Thể hiện sự cảm kích của doanh nghiệp với nhân viên

Thông thường, trong bữa tiệc cuối năm, ban lãnh đạo công ty sẽ tổng kết lại thành tích của cả công ty cũng như các cá nhân xuất sắc. Vì vậy một tiết mục không thể thiếu trong sự kiện này là trao bằng khen thưởng cho những nhân viên có thành tích tốt. Cũng như không quên gửi lời cảm ơn tới tập thể công nhân viên. Vì những đóng góp cho cả tập thể cơ quan. Một lời động viên, cảm kích từ ban lãnh đạo cũng là một phương pháp tốt khích lệ tinh thần làm việc cho các thành viên.

Vậy là với những nội dung trên, bạn hoàn toàn có thể nắm được Year End Party là gì. Cũng như tầm quan trọng của nó với doanh nghiệp. VNTOUR mong muốn chia sẻ cho bạn những kiến thức hữu ích cũng như tư vấn những kịch bản Year End Party phù hợp nhất . Chúng tôi sẵn sàng đồng hành với bạn ở bất cứ sự kiện nào.

3. Kế hoạch tổ chức Year End Party

3.1. Hình thành chủ đề, ý tưởng cho tiệc cuối năm

3.1.1. Chủ đề:

Chủ đề cho sự kiện được hiểu là nội dung ngắn gọn mang tính khái quát, biểu tượng chứa đựng các ý tưởng, mục đích, nội dung, hình thức… của sự kiện. Chủ đề cũng là cơ sở đề xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện; nên nó phải chứa đựng đầy đủ các thông tin cơ bản như: Hình thức tổ chức, tên chủ đầu tư, nội dung cơ bản của sự kiện, thời gian cho sự kiện.

Các hình thức tiệc cuối năm có thể kể đến:

• Tiệc Year End Party tri ân các thành viên trong công ty.
• Tiệc cuối năm kết hợp hội nghị khách hàng.
• Ý tưởng tiệc cuối năm cũng có thể đơn thuần là teambuilding để vui chơi, giải trí.
• Tiệc tổng kết cuối năm, liên hoan cuối năm.

3.1.2. Ý tưởng:

Cuối năm có rất nhiều buổi tiệc tùng, vì thế nếu ý tưởng buổi tiệc cuối năm không có sự mới mẻ, sáng tạo, thì chắc chắn sẽ lu mờ và không để lại nhiều ấn tượng cho khách tham dự. Đây là một số ý tưởng Year End Party công ty có thể áp dụng như sau:

• Dạ tiệc Đen và Trắng: Buổi tiệc với tông màu chủ đạo là đen và trắng. Đây là những màu cơ bản nhưng vẫn thể hiện được sự trang trọng, quý phái. Khách mời tham dự sẽ được yêu cầu trang phục theo dress code buổi lễ.
• Pool party: Tổ chức tiệc tại bể bơi. Đây là xu hướng sự kiện mới mẻ, hiện đại. Thích hợp cho những công ty, doanh nghiệp có số lượng tương đối ít. Các thành viên ở độ tuổi trẻ trung, năng động.
• Tiệc picnic/cắm trại: Không gian tổ chức ngoài trời. Trên các bãi cỏ rộng, hoặc các khu du lịch sinh thái được bài trí giản dị, thân thiện. Bàn tiệc dài bằng gỗ, xung quanh là những ánh đèn vàng lộng lẫy. Và menu chủ yếu gồm các món ăn dân dã.
• Hành trình cuối năm: Sân khấu sẽ được trang trí như một chiếc xe buýt, hoặc một con tàu, để nói đến một hành trình của doanh nghiệp.

3.1.3. Lập danh sách khách mời

Số lượng khách tham dự ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều quy trình tổ chức. Nếu không mặc định được số lượng khách tham dự thì rất dễ dẫn đến quá tải cho buổi lễ. Doanh nghiệp sẽ mất kiểm soát chương trình. Thiếu hụt ngân sách đã hoạch định.

Doanh nghiệp có thể tham chiếu quy trình lập danh sách sau:

Bước 1: Thống nhất về số lượng và cơ cấu khách mời.

Bước 2: Lập các loại danh sách khách mời.

Tương ứng như cách phân loại khách mời, cần phải lập các loại danh sách khách mời như:

• Danh sách khách mời VIP.
• Danh sách khách mời chính thức: là những khách mời mà doanh nghiệp muốn và ưu tiên cho sự có mặt của họ trong sự kiện (Nhân viên, khách hàng, đối tác…)
• Danh sách khách mời dự bị.
• Danh sách khách mời là cơ quan truyền thông.

Trong danh sách khách mời khi mới lập ra thường chỉ cần các thông tin cơ bản như:

• Họ tên của khách mời.
• Chức danh/ đơn vị công tác.
• Địa chỉ liên hệ.
• Thông tin liên hệ bao gồm số điện thoại, email, website.
• Những điểm cần chú ý trong sự kiện.

3.2. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức Year End Party

Thời gian tổ chức Year End Party thường sẽ rơi vào ngày cuối tuần của tuần cuối tháng. Vừa vào thời điểm cuối năm và cũng là ngày nghỉ của tất cả mọi người. Khoảng thời gian diễn ra sự kiện kéo dài vào tầm 120 phút. Nên vào khung giờ 18g – 20g. Thời gian sự kiện quá ngắn rất khó đạt được mục đích của buổi lễ. Còn nếu quá dài thì sẽ gây nhàm chán và mệt mỏi cho khách mời.

Căn cứ theo không gian tổ chức sự kiện, người ta có thể chia thành các loại sau: Không gian ngoài trời: (nhà hát lộ thiên, sân vận động, quảng trường, bãi biển, khu du lịch sinh thái, khu vực biểu diễn công cộng). Và không gian trong các phòng tổ chức sự kiện (các trung tâm hội nghị, hội thảo, khách sạn, nhà hàng, nhà văn hóa).

Có rất nhiều sự lựa chọn về địa điểm tổ chức tiệc cuối năm. Nhưng doanh nghiệp nên nắm rõ một số lưu ý dưới đây để có được địa điểm tốt nhất:

• Địa điểm dễ tìm, không cách xa trung tâm thành phố.
• Bố cục, không gian phù hợp với các hoạt động đã lên kế hoạch.
• Khu vực sân khấu rộng rãi và an toàn.
• Là không gian đủ lớn cho số lượng khách đã hoạch định.
• Có bãi đổ xe rộng rãi.

3.3. Chuẩn bị các tiết mục cho chương trình

Tiết mục chương trình Year End Party sẽ bao gồm cả phần văn nghệ và phần tiệc.

Phần văn nghệ có thể lựa chọn các tiết mục như sau:

• Tiết mục ca múa nhạc, xiếc, kịch từ nhân viên công ty hoặc nghệ sĩ khách mời.
• Tiết mục trò chơi đồng đội cho khách mời.
• Lưu ý tiết mục “key moment” có thể gây ấn tượng nhất.
• Tiết mục khen thưởng trao quà tri ân, vinh danh các nhân viên đã có thành tích xuất sắc, vượt bậc.
• Chương trình bốc thăm trúng thưởng.
• Video trình chiếu ngắn gọn quá trình của doanh nghiệp (hình thành, thành tựu).
• Nếu chương trình có các tiết mục văn nghệ do ca sĩ, nghệ sĩ trình diễn; thì cần liên hệ từ trước 1 đến 2 tháng tuỳ vào mức độ nổi tiếng của họ. Để có thể thương lượng giá cả với họ.

Setup bàn tiệc Year End Party chuyên nghiệp thể hiện sự sang trọng và đẳng cấp của sự kiện.

Phần tiệc có thể là theo bàn và mặc định số lượng món ăn, hoặc tiệc buffet. Nhưng cũng phải đầy đủ các món:

• Món khai vị: Gồm 1- 2 món. Nên có gỏi rau hoặc soup để tạo cảm giác thèm ăn hơn.
• Món ăn chơi (Sau khai vị): Từ 1 – 2 món: Gồm những món chiên, xào, hấp: chả giò chiên, tôm hấp.
• Món ăn no (Món chính): Giàu đạm, tinh bột như cơm chiên, lẩu, gà bó xôi.
• Món tráng miệng: Có thể là những món thanh nhiệt như trái cây, chè hạt sen, chè khúc bạch, rau câu.
• Nước uống: Nước suối, nước ngọt, bia, rượu vang.

3.4. Lên ngân sách

Khi lên ngân sách, doanh nghiệp cần hoạch định các yếu tố cần phải chi. Cụ thể bao gồm:

• Thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm.
• Đồ ăn thức uống.
• Trang trí bao gồm hoa, bóng bay, cổng chào.
• Âm thanh ánh sáng bao gồm loa, đèn, nhạc, màn hình.
• Văn nghệ bao gồm ca hát, nhảy múa, nhạc kịch, thuê ca sỹ.
• Set up bao gồm sân khấu, bàn ghế nếu không có trong phí thuê địa điểm.
• Thiết kế, in ấn bao gồm banner, Year end party backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card.
• Photo, camera.
• Nhân sự bao gồm nhân công setup, dàn dựng, ca sỹ, PG, tiếp tân, đồng phục.
• Game, quà tặng.
• Đi lại, vận chuyển.
• Giao tiếp nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gửi thiệp mời.
• Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có).
• Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh.

Trên đây là những bước để tổ chức buổi tiệc Year End Party một cách hoàn hảo và tối ưu chi phí nhất. Explore more about this in our comprehensive article on Game Online. Nhưng trong trường hợp không có quá nhiều thời gian để lên kế hoạch tổ chức; và để buổi tiệc cuối năm này thật sự là ngày để mọi người nghỉ ngơi và vui chơi. Doanh nghiệp có thể liên hệ ngay đến CÔNG TY CỔ PHẦN VNTOUR. Với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực sự kiện; cùng đội ngũ tổ chức chuyên nghiệp, năng động và sáng tạo. Chắc chắn sẽ làm nên một chương trình Year End Party thật hoành tráng cho doanh nghiệp. Liên hệ nhanh đến VNTOUR ngay hôm nay để nhận được nhiều ưu đãi hấp dẫn!